Od pewnego momentu coraz bardziej istotną rolę dla funkcjonowania różnych przedsiębiorstw, zaczynają odgrywać dokumenty w formie elektronicznej. Z jednej strony, wyszukiwanie takich dokumentów, nawet przy bardzo dużej ich ilości, jest znacznie prostsze.
Łatwa przesyłka dokumentów elektronicznych
Z drugiej strony zaś, żadnego problemu nie sprawia ich przesyłanie. Z drugiej strony dokument elektroniczny, zapisany w formie na przykład pliku PDF, nie zmniejsza niedogodności związanych z jego dystrybucją. W przypadku przesyłania go mailem należy liczyć się z ryzykiem, że dokument ten może trafić w niepowołane ręce. Jednocześnie, po jego dotarciu do odbiorcy, jedyną możliwością zapisania go w systemie magazynowym był wydruk takiego dokumentu było jego wydrukowanie i podpisanie, bądź też zeskanowanie. Na szczęście, od pewnego czasu uległo to zmianom i specjalistyczne przesyłanie e-dokumentów jest coraz prostsze i bardziej wygodne. Wszystko dzięki nowoczesnym programom magazynowo sprzedażowym, które generują faktury w formacie PDF, ale wyposażone również w metadane. Dotyczą one wszystkich, najbardziej istotnych z punktu widzenia użytkownika faktury informacji, takich jak data wystawienia, przedmiot sprzedaży, czy też kwota. Co ważniejsze, dane te są niewidoczne z punktu widzenia użytkowników, mogą jednak być bezproblemowo rozpoznawane oraz sczytywane przez specjalistyczne programy magazynowe. W praktyce, oznacza to brak konieczności żmudnego przepisywania danych znajdujących się na fakturach, oraz związanym z tym ryzykiem różnych pomyłek.
Warto pamiętać również, że taki sposób wysyłania e-faktur jest dostępny tylko w tych programach magazynowo księgowych, które również rozpoznają taki standard e-faktur. Dzięki temu, możliwa jest bezpośrednia wysyłka dokumentów elektronicznych pomiędzy podmiotami, bez konieczności korzystania z poczty mailowej. Wiąże się z tym również możliwość znacznie większego zabezpieczenia e-faktur przed ich przejęciem przez nieuprawnionych przez tego użytkowników. Wszystko to powoduje, że ten sposób dystrybucji dokumentów elektronicznych stał się tym dominującym, zarówno w firmach prywatnych, jak i w jednostkach samorządu terytorialnego. W obecnym czasie coraz bardziej istotną rolę pełnią dokumenty w formie elektronicznej, takie jak e-faktury. Tego rodzaju dokumenty zapewniają zazwyczaj znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa, niż dokumenty w formie fizycznej. Co jednak ważniejsze, tego rodzaju dokumenty można w bardzo wygodny sposób dystrybuować pomiędzy poszczególnymi instytucjami, bądź też firmami prywatnymi, z pominięciem drogi mailowej.
Usługa przesyłania e-dokumentów dostępna jest na stronie www.greenpost.pl – zapraszamy!